Kammermusik in Borstel und Sülfeld e.V.

Aufgabenverteilung des Vorstandes zur Planung und Durchführung unserer Konzerte.

Stand: April 2017


Die zu erledigenden Aufgaben werden auf die Vorstandsmitglieder wie folgt verteilt. Absprache unter den Vorstandsmitgliedern ist erforderlich. Die kursiv geschriebenen Aufgaben werden von mehreren Mitgliedern des Vorstands unter Absprache ausgeführt.


1. Aufgaben des Verantwortlichen der Konzerte

Der „Verantwortliche der Konzerte“ ist auch für die Koordination der Vorstandsarbeit und der Vereinsaktivitäten verantwortlich.

1.1.Vorplanung

·Besuche von Konzerten zur Information und Kontaktaufnahme, Verfolgung von Wettbewerben

·Studium des jeweiligen Künstlerkataloges der BAKJK

·Bewerten eingehenderKünstlerbewerbungen (Hörproben, Homepage, Vita) und Beantworten per Brief oder E-Mail. Archivierung der   Bewerbungen.

·Erstellen eines Terminplanes der Konzerte eines Jahres unter Berücksichtigung der Ferien

·Kontakt zu befreundeten Veranstaltern

·Auswahl der Ensembles unter Berücksichtigung eines ausgewogenen Programms, der Konzerte der vor- und dahinterliegenden Saison und des finanziellen Rahmens

·Absprache der möglichen Termine und der Höhe des Honorars mit den Ensembles und Festlegung des tatsächlichen Termins.

·Honorarvereinbarungen mit dem Schatzmeister absprechen.

·Information der Vorstandsmitglieder über das Konzertprogramm, einschließlich Terminplanung.

·Festlegung der Spielorte (Borstel, Sülfeld) für die Konzerte und Absprache der Termine mit den Verwaltungen (Frau Passarger FZB, Frau Koch Kirchengemeinde Sülfeld). Schriftliche Bestätigung.

·Schriftliche Vereinbarung aller vertragsrelevanten Dinge: Honorar, Fahrtkostenzuschuss, Unterkunft, Verpflegung, Art der Anreise

·Abschließen von Verträgen (in der Regel nur bei Konzertagenturen)

·Absprache des Konzertprogramms unter Berücksichtigung schon aufgeführter Werke und der Höhe der GEMA-Gebühren

·Besorgen von Fotodateien und der Vita der Ensembles für Homepage und Presse

·Aufstellen der Texte für das Saison-Faltblatt (Flyer) und die Seite „Aktuelle Konzerte” der Homepage

1.2. Planung als Verantwortlicher für die Homepage

·Erstellen der Seite „Aktuelle Konzerte” der Homepage

·Aktualisierung der Homepage-Seite „Kontakt” für die Anmeldung zum Konzert per E-Mail

·Erstellen der Seite„Konzertinformationen“

·Eintragen des Konzertes in das Konzertarchiv seit 1998

·Aktualisierung der Homepage für die aktuellen Konzerte und die Konzerte früherer Saisons. Zu gegebener Zeit auch Vorschau auf die kommende Saison

·Regelmäßiges Backup der Homepage auf Server und eigenem Rechner

·Archivierung der Inhalte der gegebenen Konzerte der Saisons auf eigenem Rechner

·Verteilen des Faltblattes an Geschäfte und Behörden im Umkreis

·Erstellen und Vorhalten von Unterlagen zum Werben neuer Mitglieder

1.3. Konzertnahe Aufgaben und Aufgaben zum Konzert

·Erstellen der Texte für die Konzerteinladungen (E-Mail Einladung und Post-Einladung) , für die Konzertinformationen auf der Homepage und für die Presseinformation. Weiterleitung an die jeweils Verantwortlichen

·Letzte Kontaktaufnahme mit den Künstlern zur Absprache noch fehlender Sachen

·Erstellen des Programmfaltblatts mit Werkangaben, Info zu Künstlern, Werkbeschreibung,

·Künstlergeschenke besorgen / Künstlergeschenke überreichen

·Hol- und Bringdienst für die Künstler

·Begrüßen der Konzertbesucher

·Noten wenden

1.3. Aufgaben für den Verein

·Danksagung bei Eintritt neuer Mitglieder, Dank bei Austritt

·Aufstellen der Tagesordnung der Mitgliederversammlung, Erstellen der Einladung

·Durchführen der Mitgliederversammlung

·Vorstandssitzungen

2. Aufgaben des Schatzmeisters:(Geschäftsführer im Sinne unseres Finanzamts) Finanzverwaltung, Mitgliederverwaltung,Statistiken, Homepage, Faltblatt (Flyer), Getränkedienst, Führung des Vereinsarchivs

2.1. Konzertnahe Aufgaben und Aufgaben zum Konzert

·Eventuell Zahlung von Ausländersteuer über ELSTER

·Vorbereitung eines möglichen Essens nach dem Konzert

·Führen der Abendkasse

·Information von/an Frau Agger für den Getränkedienst

·Getränkeeinkauf und Abrechnung des Getränkedienstes,

·Wartung (Abwaschen) Gläsertransport und

·Bezahlung des Getränkedienstes gegen Quittung

·Bezahlung der Künstler gegen Quittung, falls Bargeldabrechnung gewünscht

·Kontrolle der Abendkasse mit Hilfe der Besucherliste

·Bargeldabrechnung für alle Auslagen (Präsente, Bewirtung usw.)

·Erstellen des Blattes Bargeldabrechnung für die Kassenprüfung

·Bargeldeinzahlung bei Bank

·Führen aller Listen der Ein- und Ausgaben und der Konzertkosten

·Jahresstatistiken für die Mitgliederversammlung erstellen

·Weitergabe der Anzahl der Besucher an Borstel

·Bezahlung eingehender Rechnungen (GEMA, Borstel, KSK, Getränkedienst, Klavierstimmung…)

·Information der GEMA über gespielte Werke des Konzertes-Saisonanmeldung

·GEMA Abrechnung

·Information und Abrechnung mit der Künstlersozialkasse (KSK)

·Lohnsteuer für den Getränkeservice zum Jahresende anmelden

·Finanzamt: Freistellungsantrag alle drei Jahre stellen

2.2. Aufgaben für den Verein

·Erstellen der Anmeldeunterlagen für neue Mitglieder für die Abendkasse

·Führen der aktuellen Mitgliederliste

·Organisation der Bankgeschäfte über Homebanking einschließlich Abrufverfahren

·Überweisung der Prämie für die Haftpflichtversicherung

·Mitgliederlisten verwalten

·Abbuchung der Spenden und Kontrolle der Spenden des Jahres

·Ausstellen der Spendenbescheinigungen

·Zusammenstellung der Unterlagen für dieKassenprüfung

·Erstellen der Anlagen für die Mitgliederversammlung, Kopien

·Aufstellen der Tagesordnung der Mitgliederversammlung, Erstellen der Einladung

·Durchführen der Mitgliederversammlung

·Vorstandssitzungen

·Eventuelle Anfrage bei Notariat Sprick wegen Änderungen im Vereinsregister

·Überweisen einer Kirchenbenutzungsgebühr an die ev. Gemeinde Sülfeld

2.3. Saison-Faltblatt (Flyer) und Besucherliste

·Erstellen desFaltblatts (Flyer) mit Word, Umwandlung in eine hochauflösende JPEG-Datei (Adobe Photoshop), Online-Bestellung des Faltblattes

·Aktualisierung und Pflege des Adressbuches für die Konzerteinladungen

·Besucherliste einrichten und zum Konzert ausdrucken

·Neue Post und E-Mail-Adressen für die Besucherliste aufnehmen.

·Aufbereitung des Einladungstextes für die Konzerteinladung per E-Mail und Post und versenden

·Erstellen der Couverts für Posteinladungen per Seriendruck

·Drucken des Programmfaltblattes für den Konzertabend

·Verkauf von CDs für die Künstler

3. Aufgaben Organisation

3.1. Vorplanung

·Konzerttermine mit dem FZ Borstel und der Kirche Sülfeld absprechen und bestätigen

·Verteilen des Saison-Faltblattes an Geschäfte und Behörden im Umkreis

3.2. Konzertnahe Aufgaben und Aufgaben zum Konzert

·Eintüten der Einladungen und Versenden per Post

·Entgegennahme der Anmeldungen zum Konzert per Post, Fax, E-Mail, Führen der Besucherliste des jeweiligen Konzertes und Eintragung der Anmeldungen,

·Organisation der Stimmung des Flügels im Herrenhaus

·Letzter Kontakt mit Verantwortlichen des Spielortes (Frau Passarger, Frau Koch)

·Vorbereitung einer Erfrischung für die Künstler in der Pause

·Vorbereitung eines möglichen Essens nach dem Konzert

·Vorbereitung des Konzertraumes in Absprache mit dem Hause und Herrn Schoer (Stühle, Bewirtung)

·Hol- und Bringdienst für die Künstler

·Hotelbuchung für die Künstler

·Wiederherrichtung des Konzertortes

3.3. Aufgaben für den Verein

··Organisation der Mitgliederversammlung: Raum, Bewirtung

·Durchführen der Mitgliederversammlung

·Vorstandssitzungen

4. Aufgaben der Schriftführung

4.1. Vorplanung

·Verteilen des Faltblattes an Geschäfte und Behörden im Umkreis

4.2. Konzertnahe Aufgaben und Aufgaben zum Konzert

·Übergabe des Pressetextes und eines Fotos an die Presse. Nachfragen wegen des Termins des Druckes. Kontrolle  der erschienenen Artikel

·Führen der Besucherliste an der Abendkasse

4.3. Aufgaben für den Verein

·Schreiben des Protokolls der Mitgliederversammlung